Khi cần nộp một hồ sơ — thăng hạng, xét thi đua, xin đi học, chuyển công tác — phần lớn giáo viên bắt đầu bằng việc cố nhớ lại mình đã làm gì trong mấy năm qua, rồi đi xin lại giấy tờ.
Việc này mất vài tuần tới vài tháng, và một phần luôn không lấy lại được.
Giữ gì
Sáu nhóm, và ba nhóm sau hay bị bỏ:
Quyết định và văn bản phân công — dạy lớp nào, kiêm nhiệm gì, tham gia ban nào.
Chứng nhận bồi dưỡng — mọi khoá đã dự, kể cả các khoá ngắn.
Kết quả và thành tích — của lớp mình, của học sinh mình phụ trách, giải thưởng.
Sản phẩm chuyên môn — giáo án đã soạn công phu, đề kiểm tra, sáng kiến, tài liệu đã viết, bài đã trình bày ở tổ hoặc ở trường. Nhóm này rất ít người giữ và nó là nhóm thể hiện chuyên môn rõ nhất.
Ghi nhận từ người khác — biên bản dự giờ, nhận xét của tổ trưởng, thư cảm ơn của phụ huynh, tin nhắn của học sinh cũ. Nhóm này không phải giấy tờ chính thức nhưng nó có giá trị thật trong nhiều hồ sơ.
Các việc ngoài nhiệm vụ — hỗ trợ đồng nghiệp mới, tổ chức một hoạt động, xử lý một tình huống khó. Không ai cấp giấy cho nhóm này, nên phải tự ghi lại.
Cách tổ chức
Nguyên tắc: tìm lại được trong hai phút, sau năm năm.
Bốn việc:
Một thư mục theo năm học, không theo loại. Vì khi cần, bạn thường nhớ "năm đó" chứ không nhớ "loại giấy đó".
Trong mỗi năm, chia theo loại — phân công, bồi dưỡng, kết quả, sản phẩm, ghi nhận.
Đặt tên tệp có ngày và nội dung, không để tên mặc định của máy ảnh hoặc máy quét.
Quét mọi thứ giấy ngay khi nhận và lưu ở hai nơi. Giấy tờ mất, ố, hoặc thất lạc khi chuyển chỗ làm là chuyện thường.
Một trang tổng hợp mỗi năm
Đây là việc có giá trị cao nhất và nó mất ba mươi phút mỗi năm.
Cuối mỗi năm học, viết một trang gồm:
Dạy lớp nào, môn nào, bao nhiêu học sinh.
Kiêm nhiệm gì.
Khoá bồi dưỡng nào đã dự.
Kết quả đáng kể — của lớp, của học sinh.
Việc gì mình đã làm mà không ai giao.
Một hai điều mình làm khác đi so với năm trước, và kết quả ra sao.
Trang này có hai giá trị: nó là nguồn cho mọi hồ sơ sau này, và nó là dịp duy nhất trong năm để nhìn lại xem mình đã đi tới đâu.
Các minh chứng hay bị bỏ sót
Năm thứ, và chúng là phần làm hồ sơ khác biệt:
Ảnh chụp sản phẩm của học sinh — bài làm tốt, dự án, sản phẩm nhóm. Xin phép trước nếu có mặt học sinh trong ảnh.
Đề kiểm tra và bảng đặc tả mình đã soạn.
Giáo án cho các bài khó, kèm ghi chú về những gì đã điều chỉnh qua các lần dạy.
Số liệu về tiến bộ của lớp — không chỉ điểm cuối kỳ mà cả so sánh đầu và cuối.
Danh sách các đồng nghiệp đã hỗ trợ và việc gì.
Dùng vào việc gì
Năm mục đích, và nhóm cuối là nhóm ít được nghĩ tới:
Hồ sơ thăng hạng — cần minh chứng trải nhiều năm.
Xét thi đua hằng năm.
Xin đi học, xin học bổng.
Chuyển công tác hoặc ứng tuyển nơi khác.
Cho chính mình. Một hồ sơ tích luỹ qua nhiều năm cho thấy mình đã phát triển theo hướng nào — và nó là căn cứ để quyết định hướng tiếp theo.
Khi chuyển trường
Ba việc trước khi đi:
Xin các giấy tờ cần có xác nhận của trường cũ — xác nhận quá trình công tác, các quyết định phân công. Xin lúc đang làm dễ hơn nhiều so với xin sau khi đã chuyển.
Xin nhận xét hoặc thư giới thiệu từ người quản lý trực tiếp, lúc họ còn nhớ chi tiết.
Sao lưu mọi thứ trên hệ thống của trường — giáo án, đề kiểm tra, tài liệu. Quyền truy cập sẽ mất khi bạn đi.
Nếu chưa có gì
Ba bước, và đừng cố dựng lại toàn bộ quá khứ:
Bắt đầu từ hôm nay. Lập thư mục cho năm học hiện tại và bắt đầu cho vào.
Dựng lại một năm gần nhất — những gì còn xin lại được và còn nhớ được. Đừng đi xa hơn, vì tỷ lệ thành công giảm nhanh theo thời gian.
Viết một trang về toàn bộ quá trình công tác từ trí nhớ — dạy ở đâu, giai đoạn nào, làm gì. Nó không phải minh chứng, nhưng nó là khung để sau này biết cần tìm giấy tờ gì.
Sau ba năm làm đều, hồ sơ này đủ để phục vụ phần lớn nhu cầu — và việc chuẩn bị một bộ hồ sơ chuyển từ vài tháng xuống còn vài ngày.
Nhóm minh chứng nào hay bị bỏ nhất?
Sản phẩm chuyên môn như giáo án công phu, đề kiểm tra, tài liệu đã viết — và các việc ngoài nhiệm vụ mà không ai cấp giấy cho.
Nên tổ chức hồ sơ theo cách nào?
Theo năm học trước, rồi mới chia theo loại — vì khi cần bạn thường nhớ năm đó chứ không nhớ loại giấy đó.
Việc gì có giá trị cao nhất mỗi năm?
Viết một trang tổng hợp cuối năm học — nó là nguồn cho mọi hồ sơ sau này và là dịp duy nhất nhìn lại mình đã đi tới đâu.
Nếu chưa có gì thì bắt đầu thế nào?
Bắt đầu từ năm học hiện tại, dựng lại một năm gần nhất, và viết một trang về toàn bộ quá trình công tác từ trí nhớ để làm khung.
