Tiêu chí đánh giá, biểu mẫu và quy trình do quy định hiện hành và hướng dẫn của từng đơn vị quy định — bám theo văn bản của đơn vị bạn. Bài này bàn về cách chuẩn bị để hồ sơ phản ánh đúng công việc và dùng được về sau.
Cuối mỗi năm học, mọi người làm hồ sơ đánh giá. Phần lớn được viết trong vài buổi, nộp đúng hạn, và không ai đọc lại — kể cả chính người viết.
Đây là một khối lượng công việc đáng kể tạo ra rất ít giá trị, và nó có thể đổi được mà không tốn thêm thời gian.
Vì sao nó thành hình thức
Bốn nguyên nhân:
Viết từ trí nhớ. Tới tháng cuối năm học, không ai nhớ mình đã làm gì vào tháng mười — nên phần tự nhận xét được viết chung chung.
Không có minh chứng sẵn. Việc đi tìm giấy tờ cho những việc đã xảy ra tám tháng trước quá tốn công, nên phần lớn bỏ qua.
Kết quả gần như giống nhau cho mọi người. Khi kết quả đánh giá không phân biệt được, không ai đầu tư vào việc viết.
Không ai dùng nó vào việc gì. Nộp xong, cất đi.
Thu minh chứng trong năm
Đây là việc có tác dụng lớn nhất và nó tốn ít nhất — khoảng năm phút mỗi tháng.
Lập một thư mục và mỗi khi có một trong các việc sau thì cho vào ngay:
Được phân công một nhiệm vụ mới — lưu quyết định hoặc văn bản phân công.
Tham gia một hoạt động chuyên môn — lưu giấy chứng nhận hoặc lịch.
Có kết quả gì đó — kết quả học sinh, giải thưởng, sáng kiến được áp dụng.
Được ghi nhận hoặc cảm ơn — thư của phụ huynh, nhận xét của đồng nghiệp, biên bản dự giờ.
Làm một việc ngoài nhiệm vụ chính — dạy thay, hỗ trợ một đồng nghiệp, tham gia một ban.
Kèm một dòng ghi ngày và nội dung. Tới cuối năm, thư mục này là toàn bộ phần khó nhất của hồ sơ, đã xong.
Viết phần tự nhận xét
Đây là phần duy nhất bạn được viết bằng lời mình, và nó thường bị viết theo khuôn.
Bốn nguyên tắc:
Nêu việc cụ thể kèm con số. "Phụ trách ôn tập cho hai mươi hai học sinh trong nhóm cần hỗ trợ, từ tháng mười tới tháng tư" — câu này nói được điều mà mọi tính từ không nói được.
Nêu cả những gì chưa đạt và lý do. Một bản tự nhận xét toàn ưu điểm được đọc như một bản viết cho xong. Một hai điểm chưa đạt kèm kế hoạch xử lý làm tăng độ tin cậy của cả bản.
Nêu các việc không nằm trong nhiệm vụ chính thức — hỗ trợ đồng nghiệp mới, tổ chức một hoạt động, xử lý một tình huống khó. Nhóm này không ai giao nên không ai nhớ, và nó chiếm nhiều thời gian thật.
Nêu điều mình muốn cho năm sau — được phân công gì, muốn phát triển hướng nào. Đây là chỗ duy nhất trong cả năm mà bạn nói được điều này bằng văn bản, và người đọc là người quyết định phân công.
Liên hệ với thăng hạng
Điểm thực tế nhất: hồ sơ đánh giá hằng năm là nguồn của hồ sơ thăng hạng về sau.
Hồ sơ thăng hạng thường đòi minh chứng trải dài nhiều năm. Người có bộ hồ sơ đánh giá đầy đủ và có minh chứng kèm theo chuẩn bị trong một tuần; người không có thì mất vài tháng đi xin lại những thứ từ bốn năm trước — và một phần không xin lại được.
Nghĩa là: mỗi năm bỏ ra một giờ làm cho tử tế tiết kiệm nhiều tuần ở năm cần dùng.
Ba việc cụ thể:
Lưu bản hồ sơ đánh giá của từng năm, ở chỗ tìm lại được.
Lưu kèm thư mục minh chứng của năm đó.
Mỗi năm, đối chiếu với các tiêu chí thăng hạng để biết mình còn thiếu gì — và còn thời gian để bổ sung.
Dùng nó cho chính mình
Ngoài mục đích hành chính, bốn cách dùng:
Nhìn lại một năm. Nghề dạy học có rất ít dịp dừng lại và thấy mình đã làm được gì — đây là một trong số ít dịp đó, nếu được viết thật.
Phát hiện mình đang dành thời gian vào đâu. Nhiều người ngạc nhiên khi liệt kê ra: phần lớn thời gian rơi vào các việc không thuộc nhiệm vụ chính.
Làm cơ sở cho đề nghị năm sau — xin giảm một việc, xin được phân công việc khác.
Làm nguồn cho hồ sơ khác — xin đi học, xin chuyển công tác, ứng tuyển nơi khác.
Nếu kết quả đánh giá không phản ánh đúng
Ba việc:
Đọc kỹ nhận xét và xác định nó dựa trên căn cứ gì. Đôi khi người đánh giá không biết một phần công việc của bạn — và đó là vấn đề của việc trình bày, không phải của họ.
Nêu ý kiến theo quy trình, kèm minh chứng cụ thể. Phần lớn quy chế có chỗ cho việc này.
Rút kinh nghiệm cho năm sau — nếu một phần việc của bạn không được ai thấy, thì việc báo cáo nó định kỳ trong năm, không chỉ ở cuối năm, sẽ giải quyết.
Nếu bạn là người đánh giá
Ba việc làm cho quá trình có ích cho cả hai phía:
Nói rõ tiêu chí từ đầu năm, không tới cuối năm mới nói.
Ghi nhận cụ thể, không chỉ xếp loại. Một dòng nêu đúng một việc người đó đã làm tốt có giá trị hơn nhiều so với một mức xếp loại.
Dành mười lăm phút trao đổi riêng với mỗi người. Đây là phần tốn thời gian nhất và cũng là phần duy nhất biến một thủ tục thành một cuộc trao đổi về nghề nghiệp.
Vì sao hồ sơ đánh giá hằng năm thành hình thức?
Viết từ trí nhớ, không có minh chứng sẵn, kết quả gần như giống nhau cho mọi người, và không ai dùng nó vào việc gì.
Việc gì có tác dụng lớn nhất mà tốn ít nhất?
Lập một thư mục và cho minh chứng vào ngay khi việc xảy ra — khoảng năm phút mỗi tháng.
Phần tự nhận xét nên có gì?
Việc cụ thể kèm con số, một hai điểm chưa đạt kèm kế hoạch, các việc ngoài nhiệm vụ chính thức, và điều mình muốn cho năm sau.
Vì sao hồ sơ hằng năm liên quan tới thăng hạng?
Vì hồ sơ thăng hạng đòi minh chứng trải nhiều năm — mỗi năm bỏ một giờ làm tử tế tiết kiệm nhiều tuần ở năm cần dùng.
