Việc trao đổi với phụ huynh chiếm một phần đáng kể thời gian của giáo viên và gần như không được dạy trong chương trình đào tạo sư phạm.
Kết quả là mỗi người tự học qua các cuộc trao đổi khó, và một vài cuộc trong số đó để lại hậu quả cho cả năm học.
Xây quan hệ trước khi cần tới
Đây là nguyên tắc quyết định nhiều nhất: cuộc trao đổi khó dễ hơn rất nhiều nếu trước đó đã có vài cuộc trao đổi dễ.
Hai việc đầu năm học, tốn ít thời gian:
Một lời nhắn tích cực cho mỗi phụ huynh trong tháng đầu. Một câu về điều con làm được. Với lớp bốn mươi học sinh, chia ra vài tuần là làm được.
Phụ huynh đã nhận một tin tốt từ bạn sẽ tiếp nhận tin xấu rất khác.
Nói rõ cách liên lạc — kênh nào, giờ nào, và bạn thường trả lời trong bao lâu. Việc này đặt ra kỳ vọng đúng ngay từ đầu và nó tránh được phần lớn xung đột về sau.
Chuẩn bị cuộc trao đổi về một vấn đề
Bốn việc trước khi gặp:
Chuẩn bị dữ kiện, không chuẩn bị kết luận. Ngày nào, chuyện gì xảy ra, bài nào, điểm nào. Dữ kiện thảo luận được; kết luận về tính cách học sinh thì không.
Có ít nhất một điều tích cực để nói, và nói thật. Không phải để làm dịu mà vì nó đúng — mọi học sinh đều có phần làm được.
Xác định mục tiêu cuộc gặp. Bạn muốn gì sau cuộc này: phụ huynh biết tình hình, hay cùng thống nhất một việc cụ thể. Hai mục tiêu khác nhau dẫn tới hai cách nói khác nhau.
Nghĩ trước phản ứng có thể có và chuẩn bị câu trả lời cho câu khó nhất.
Khuôn cuộc trao đổi
Bốn bước, và thứ tự quan trọng:
Bắt đầu bằng điều con làm được. Ngắn và cụ thể.
Nêu vấn đề bằng dữ kiện. "Trong bốn tuần qua, em không nộp năm bài tập, và trong giờ em thường không bắt đầu làm bài."
Hỏi trước khi đề xuất. "Ở nhà anh chị thấy con thế nào? Có điều gì tôi nên biết không?"
Bước này là bước hay bị bỏ nhất và có giá trị nhất. Rất thường xuyên, câu trả lời cho biết một hoàn cảnh mà bạn không biết — và nó đổi hoàn toàn cách xử lý.
Thống nhất một việc cụ thể mỗi bên sẽ làm, và hẹn một mốc xem lại. Một việc, không phải danh sách.
Khi phụ huynh phản ứng mạnh
Có thể là giận, có thể là phủ nhận, có thể là quay sang trách nhà trường.
Bốn việc giúp được:
Để họ nói hết trước khi trả lời. Cắt ngang làm mọi thứ leo thang.
Ghi nhận cảm xúc mà không nhận sai chưa kiểm. "Tôi hiểu anh chị đang rất lo" khác với "tôi xin lỗi vì chúng tôi đã sai".
Quay về dữ kiện khi cuộc nói chuyện đi vào khái quát.
Đề nghị dừng và hẹn lại nếu cuộc trao đổi không còn xây dựng được. "Tôi nghĩ hôm nay ta chưa bàn được, tôi xin hẹn anh chị tuần sau cùng với thầy chủ nhiệm" là câu hoàn toàn chấp nhận được.
Và với các cuộc có khả năng căng: mời một người thứ hai dự — tổ trưởng, chủ nhiệm, hoặc đại diện ban giám hiệu. Điều này bảo vệ cả hai bên và nó là việc bình thường, không phải leo thang.
Ranh giới cần giữ
Thời gian. Trả lời tin nhắn lúc mười một giờ đêm tạo ra kỳ vọng cho mọi lần sau. Đặt khung giờ và nói rõ từ đầu năm.
Kênh liên lạc. Dùng kênh chính thức của trường khi có. Với các nhóm tin nhắn lớp, cân nhắc kỹ: chúng tiện và cũng là nơi các vấn đề riêng dễ bị đưa ra trước nhiều người.
Không bàn về học sinh khác. Khi phụ huynh hỏi về con người khác, dừng lại — "tôi không trao đổi về học sinh khác được" là câu đúng và cần thiết.
Không hứa điều ngoài quyền của mình — về xếp lớp, về điểm, về xử lý học sinh khác.
Ghi chép
Với các cuộc trao đổi về vấn đề, ghi lại ngay sau đó: ngày, người dự, nội dung chính, và việc đã thống nhất.
Không phải để phòng thủ mà vì hai lý do thực tế: bạn cần nhớ đã thống nhất gì khi xem lại sau một tháng; và nếu vấn đề leo thang, bản ghi này là thứ cho phép nhà trường xử lý dựa trên diễn biến thật.
Và gửi lại một tin nhắn ngắn tóm tắt những gì đã thống nhất — việc này mất hai phút và nó ngăn phần lớn các hiểu nhầm về sau.
Khi nào chuyển lên
Bốn tình huống không nên tự xử lý: có đe doạ hoặc lăng mạ; vấn đề liên quan tới an toàn của học sinh; phụ huynh yêu cầu điều vượt thẩm quyền của bạn; và khi đã trao đổi hai lần mà không có chuyển biến.
Chuyển lên không phải thất bại — đó là dùng đúng cơ chế. Và với giáo viên mới, việc hỏi tổ trưởng hoặc chủ nhiệm trước một cuộc gặp khó là việc nên làm chứ không phải điều cần ngại.
Việc gì làm cuộc trao đổi khó dễ hơn?
Xây quan hệ trước khi cần — một lời nhắn tích cực cho mỗi phụ huynh trong tháng đầu, và nói rõ cách liên lạc cùng khung giờ.
Khuôn một cuộc trao đổi về vấn đề gồm gì?
Bắt đầu bằng điều con làm được, nêu vấn đề bằng dữ kiện, hỏi phụ huynh trước khi đề xuất, rồi thống nhất một việc cụ thể và mốc xem lại.
Khi phụ huynh phản ứng mạnh thì làm gì?
Để họ nói hết, ghi nhận cảm xúc mà không nhận sai chưa kiểm, quay về dữ kiện, và đề nghị hẹn lại nếu cuộc trao đổi không còn xây dựng.
Khi nào cần chuyển lên nhà trường?
Khi có đe doạ hoặc lăng mạ, khi liên quan tới an toàn học sinh, khi yêu cầu vượt thẩm quyền, và khi đã trao đổi hai lần không chuyển biến.
