Danh mục minh chứng cụ thể theo quy định hiện hành và hướng dẫn của sở, phòng — bài này nói về cách tổ chức.
Mỗi đợt đánh giá hoặc thăng hạng lại có cùng một cảnh: giáo viên tìm lại giấy tờ của ba năm trước, và phát hiện nhiều việc mình đã làm không còn dấu vết nào.
Vấn đề không phải làm ít, mà là không ghi lại
Những việc hay bị mất dấu: báo cáo chuyên đề ở tổ, hướng dẫn giáo viên mới, tham gia ra đề chung, làm học liệu cho cả khối, bồi dưỡng học sinh, tham gia hội đồng.
Phần lớn đều có thể xin một quyết định phân công hoặc một giấy xác nhận ngắn tại thời điểm làm — mất năm phút. Xin lại sau ba năm thì nhiều khi không ai nhớ.
Cấu trúc thư mục đơn giản
Một thư mục cho mỗi năm học, bên trong chia năm nhóm: quyết định và phân công; chứng nhận bồi dưỡng; sản phẩm chuyên môn; kết quả và thành tích; và ghi chép cá nhân.
Đặt tên tệp theo quy ước: năm-tháng, loại, nội dung ngắn. Không dùng tên kiểu "anh1", "scan mới".
Lưu bản mềm là chính, và giữ bản giấy cho những gì cần bản gốc.
Loại minh chứng có giá trị nhất
Sản phẩm kèm bằng chứng đã dùng. Một kế hoạch bài dạy là minh chứng yếu; kế hoạch đó kèm ghi chú điều chỉnh sau khi dạy và kèm sản phẩm của học sinh là minh chứng mạnh.
Bằng chứng về tác động. Trước và sau một thay đổi bạn thực hiện: tỉ lệ hoàn thành bài tập, kết quả một bài kiểm tra ngắn, phản hồi của học sinh.
Việc vượt phạm vi lớp mình: chia sẻ cho tổ, hướng dẫn đồng nghiệp, tham gia hoạt động cấp trường trở lên. Đây là nhóm các tiêu chuẩn hạng cao đòi hỏi và nhóm hay thiếu nhất.
Thói quen mười phút mỗi tháng
Cuối mỗi tháng, mở thư mục năm học và thêm vào: các giấy tờ phát sinh, một ảnh chụp sản phẩm nếu có, và ba dòng ghi việc đáng nhớ trong tháng.
Ba dòng đó là phần giá trị nhất khi bạn viết bản tự đánh giá cuối năm — nó cho bạn chi tiết cụ thể thay vì những câu chung chung.
Với tổ trưởng và ban giám hiệu
Việc giúp giáo viên hiệu quả nhất không phải nhắc nộp hồ sơ, mà là ra quyết định phân công bằng văn bản cho mọi nhiệm vụ ngoài giờ dạy, và gửi một bản cho người được phân công.
Thêm một việc rẻ: cuối năm học, gửi cho từng giáo viên bản tổng hợp nhiệm vụ họ đã đảm nhận. Vài giờ của bộ phận hành chính tiết kiệm cho cả trường rất nhiều rắc rối về sau.
Và lưu biên bản sinh hoạt chuyên môn có ghi tên người chủ trì — đây là minh chứng mà rất nhiều giáo viên cần mà trường lại không lưu.
Khi chuyển trường
Xin trích lục hồ sơ trước khi chuyển, gồm các quyết định phân công và kết quả đánh giá. Sau khi đã chuyển, việc xin lại phụ thuộc vào người còn nhớ và hồ sơ còn lưu.
Đây là việc mất một buổi và tránh được rắc rối nhiều năm sau.
Minh chứng có cần bản gốc không?
Tuỳ loại và tuỳ yêu cầu của đợt xét. Giữ bản mềm cho mọi thứ và bản gốc cho các giấy tờ quan trọng như quyết định, chứng nhận.
Sản phẩm dạy học tự làm có tính là minh chứng không?
Có, và là loại có giá trị nếu kèm bằng chứng đã dùng trong lớp cùng kết quả quan sát được.
Lưu hồ sơ trên dịch vụ trực tuyến có an toàn không?
Nên lưu ít nhất hai nơi và tránh đưa dữ liệu cá nhân của học sinh lên dịch vụ ngoài. Với ảnh có mặt học sinh, cần cân nhắc quyền riêng tư.
Bao lâu nên rà lại hồ sơ?
Mỗi tháng thêm vào, mỗi cuối năm học sắp xếp và viết bản tổng hợp ngắn. Cách này khiến mọi đợt xét về sau chỉ còn là việc lọc.
